Kerani adalah seorang pekerja pentadbiran yang memainkan peranan penting dalam operasi harian sesebuah organisasi, sama ada di sektor swasta atau kerajaan. Tugas utama seorang kerani adalah mengurus dan menyusun atur aliran kerja pentadbiran pejabat, termasuk mengendalikan dokumen, menyediakan laporan, menguruskan komunikasi, dan memberikan sokongan pentadbiran kepada pekerja lain.
Skop kerja seorang kerani mungkin berbeza mengikut jenis organisasi, tetapi secara umumnya meliputi tugas-tugas seperti menjawab panggilan telefon, mengurus surat-menyurat, menyelenggara fail, menyusun jadual mesyuarat, menguruskan inventori, serta membantu dalam tugas-tugas pentadbiran lain mengikut keperluan organisasi.
Pekerjaan Sebagai Kerani
Kerjaya Sebagai Kerani
Kerani memainkan peranan penting dalam operasi pejabat di seluruh Malaysia. Mereka bertanggungjawab untuk pelbagai tugas pentadbiran dan pengkeranian, memastikan kelancaran operasi seharian organisasi.
Menurut laporan oleh Jabatan Perangkaan Malaysia, pada tahun 2020, terdapat seramai 1.2 juta pekerja kerani di Malaysia, mewakili kira-kira 8.3% daripada jumlah tenaga kerja negara. Berikut adalah skop kerja sebagai seorang kerani.
Apakah Tugas Kerani?
Pengurusan Dokumen
Salah satu tugas utama kerani adalah menguruskan dokumen pejabat. Ini termasuk menyusun, memfailkan, dan mengekalkan rekod penting seperti surat, laporan, invois, dan kontrak. Kerani perlu memastikan dokumen disimpan dengan teratur dan mudah diakses apabila diperlukan​
Pengendalian Panggilan Telefon dan E-mel
Kerani memang sering bertindak sebagai titik hubungan pertama untuk pertanyaan dan komunikasi dari pelanggan, pembekal, dan rakan sekerja. Mereka bertanggungjawab untuk menjawab panggilan telefon, menguruskan e-mel, dan menghalakan mesej kepada individu atau jabatan yang berkaitan. Kecekapan dalam komunikasi dan kemahiran interpersonal yang baik adalah penting untuk peranan ini.
Penyediaan Dokumen dan Laporan
Kerani memang terlibat dalam penyediaan pelbagai dokumen pejabat seperti surat, memo, laporan, dan pembentangan. Mereka perlu mahir menggunakan perisian pemprosesan perkataan, hamparan elektronik, dan aplikasi persembahan seperti Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint. Kerani juga mungkin perlu mengumpul dan menganalisis data untuk menyokong penyediaan laporan.
Penjadualan dan Pengurusan Acara
Kerani sering membantu dalam penjadualan mesyuarat, temu janji, dan acara untuk pengurus dan rakan sekerja mereka. Ini melibatkan penyelarasan jadual, tempahan kemudahan, dan pengaturan logistik seperti pengangkutan dan penginapan jika perlu. Kerani juga mungkin terlibat dalam perancangan dan pelaksanaan acara syarikat seperti persidangan, seminar, dan majlis korporat. Menurut satu kajian yang diterbitkan dalam Asian Journal of Business and Accounting, syarikat-syarikat besar di Malaysia menganjurkan purata 10 acara korporat setiap tahun, dengan kerani memainkan peranan penting dalam menjayakan acara-acara ini.
Pengurusan Inventori dan Bekalan Pejabat
Kerani sering bertanggungjawab untuk memantau dan mengekalkan inventori bekalan pejabat seperti alat tulis, kertas, pita, dan peralatan pejabat yang lain. Mereka perlu memastikan bekalan mencukupi dan membuat pesanan apabila perlu. Kerani juga mungkin terlibat dalam pengurusan aset pejabat seperti perabot dan peralatan elektronik. Satu laporan oleh Malaysian Association of Office Managers and Administrators (MAOMA) pada tahun 2018 menganggarkan bahawa organisasi di Malaysia membelanjakan purata RM10,000 setahun untuk bekalan pejabat, dengan kerani memainkan peranan penting dalam mengawal kos ini.
Penyambutan Tetamu dan Pelanggan
Di banyak organisasi, kerani bertindak sebagai muka hadapan (frontline) syarikat, menyambut tetamu dan pelanggan yang datang ke pejabat. Mereka bertanggungjawab untuk mencipta kesan pertama yang positif, menyediakan arahan dan bantuan, serta memastikan tetamu selesa semasa menunggu. Kemahiran komunikasi yang baik dan sikap yang mesra adalah penting untuk peranan ini. Satu tinjauan yang dijalankan oleh Federation of Malaysian Consumers Associations (FOMCA) pada tahun 2017 mendapati bahawa 78% pengguna menilai kualiti perkhidmatan sesebuah organisasi berdasarkan interaksi mereka dengan kakitangan frontline seperti kerani.
Sokongan Pentadbiran Am
Kerani sering memberikan sokongan pentadbiran am kepada pelbagai jabatan dan rakan sekerja. Ini mungkin termasuk tugas-tugas seperti fotokopiaan, pengimbasan, penghantaran surat, dan penyediaan dokumen. Kerani juga mungkin terlibat dalam projek ad hoc atau tugasan khas mengikut keperluan organisasi. Satu kajian yang diterbitkan dalam International Journal of Business and Management mendapati bahawa kerani di Malaysia menghabiskan purata 15% masa kerja mereka untuk menyediakan sokongan pentadbiran am.
Jenis-jenis Kerani
Terdapat pelbagai jenis kerani di Malaysia, setiap satunya mempunyai peranan dan tanggungjawab khusus bergantung pada industri dan persekitaran kerja mereka. Berikut adalah beberapa jenis kerani yang lazim ditemui:
Kerani Kerajaan
Mereka bekerja di pelbagai jabatan dan agensi kerajaan, menjalankan tugas-tugas pentadbiran dan memastikan operasi yang lancar.
Kerani Pejabat
Ini merujuk kepada kerani yang bekerja di pelbagai jenis pejabat korporat, menyediakan sokongan pentadbiran kepada kakitangan dan pengurusan.
Kerani Sekolah
Mereka bertanggungjawab untuk tugas-tugas pentadbiran di sekolah, seperti mengekalkan rekod pelajar, menguruskan komunikasi, dan membantu kakitangan pendidikan.
Kerani Pentadbiran
Mereka menjalankan pelbagai tugas pentadbiran, seperti pengurusan dokumen, penyediaan laporan, dan penjadualan mesyuarat.
Kerani Akaun dan Kewangan
Kerani ini khusus dalam tugas-tugas berkaitan perakaunan dan kewangan, seperti pemprosesan invois, penyediaan penyata kewangan, dan penyenggaraan rekod kewangan.
Kerani Am
Mereka menjalankan pelbagai tugas pentadbiran am dan sering menjadi pembantu serba boleh dalam organisasi.
Kerani Audit
Mereka membantu dalam proses audit, menyediakan dokumen sokongan dan memastikan pematuhan terhadap peraturan dan piawaian yang berkaitan.
Kerani Askar
Kerani ini bekerja dalam persekitaran tentera, menjalankan tugas-tugas pentadbiran dan logistik untuk menyokong operasi ketenteraan.
Kerani Bank
Mereka bekerja di bank dan institusi kewangan, mengendalikan transaksi kewangan, mengekalkan rekod akaun, dan memberikan perkhidmatan pelanggan.
Kerani Pasaraya
Kerani ini bekerja di pasaraya, menjalankan tugas-tugas seperti pemprosesan transaksi jualan, pengurusan inventori, dan perkhidmatan pelanggan.
Kerani FELDA (Federal Land Development Authority)
Mereka bekerja di pejabat FELDA, sebuah agensi kerajaan yang bertanggungjawab untuk pembangunan tanah dan penempatan semula penduduk luar bandar, menjalankan tugas-tugas pentadbiran untuk menyokong operasi agensi.
Kerani Guaman
Kerani ini bekerja di firma guaman, membantu peguam dalam tugas-tugas pentadbiran seperti penyediaan dokumen undang-undang, pengurusan fail kes, dan komunikasi dengan pelanggan.
Kerani Gudang
Mereka bertanggungjawab untuk tugas-tugas pentadbiran di gudang, seperti ‘tracking’ inventori, pemprosesan pesanan, dan penyelarasan penghantaran.
Kerani Hospital
Kerani ini bekerja di hospital dan kemudahan penjagaan kesihatan, menjalankan tugas-tugas pentadbiran seperti pengurusan rekod pesakit, penjadualan temujanji, dan pemprosesan bil.
Kerani Kedai Hardware
Mereka bekerja di kedai hardware, menjalankan tugas-tugas seperti pemprosesan jualan, pengurusan inventori, dan perkhidmatan pelanggan.
Kerani Kedai Motor, Kerani Kedai Kereta dan Kerani Kedai Perabot
Kerani-kerani ini bekerja di kedai-kedai khusus, menjalankan tugas-tugas pentadbiran yang berkaitan dengan industri masing-masing, seperti pemprosesan jualan, pengurusan inventori, dan perkhidmatan pelanggan.
Kerani Kedai Telefon
Mereka bekerja di kedai telefon, membantu dalam penjualan produk, pemprosesan transaksi, dan perkhidmatan pelanggan.
Kerani Kedai Kek
Kerani ini bekerja di kedai kek dan bakeri, mengendalikan transaksi jualan, pesanan, dan mungkin juga membantu dalam tugas-tugas berkaitan penyediaan produk.
Kerani Kedai Sukan
Mereka bekerja di kedai sukan, membantu dalam penjualan produk, pemprosesan transaksi, dan perkhidmatan pelanggan.
Kerani Hotel
Kerani ini bekerja di hotel dan resort, terlibat dalam tugas-tugas pentadbiran seperti pendaftaran tetamu, penyelarasan tempahan, dan penyediaan bil.
Kerani Inventori
Mereka khusus dalam pengurusan inventori, menjejak stok, memproses pesanan, dan menyelaraskan pembelian.
Kerani Kilang
Kerani ini bekerja di persekitaran pembuatan, menjalankan tugas-tugas pentadbiran untuk menyokong operasi pengeluaran.
Kerani Logistik
Mereka terlibat dalam penyelarasan pengangkutan, penghantaran, dan pengedaran barangan, serta mengekalkan rekod berkaitan.
Kerani Litigasi
Kerani ini khusus dalam membantu peguam dalam kes-kes litigasi, menyediakan dokumen mahkamah dan menyelaraskan prosiding undang-undang.
Kerani Ladang
Mereka bekerja di ladang dan estet pertanian, menjalankan tugas-tugas pentadbiran untuk menyokong operasi pertanian.
Kerani Mahkamah
Kerani ini bekerja di mahkamah, membantu dalam pengurusan kes, penyediaan dokumen mahkamah, dan penyelarasan prosiding mahkamah.
Kerani Pemasaran
Mereka membantu dalam tugas-tugas pentadbiran berkaitan pemasaran, seperti penyelidikan pasaran, pengurusan kempen, dan kordinasi acara.
Kerani Operasi
Kerani ini terlibat dalam penyelarasan operasi harian sesebuah organisasi, memastikan kelancaran proses dan sumber digunakan secara optimum.
Kerani ‘Offshore’
Mereka bekerja di lokasi ‘offshore’ seperti pelantar minyak, menjalankan tugas-tugas pentadbiran untuk menyokong operasi yang dijalankan.
Kerani Dalam Talian
Dengan kemajuan teknologi, sebilangan kerani kini bekerja jauh dari pejabat fizikal, menjalankan tugas mereka secara dalam talian.
Kerani Polis
Mereka bekerja di balai polis, membantu dalam tugas-tugas pentadbiran berkaitan penguatkuasaan undang-undang.
Kerani Kawalan Kualiti (QC)
Kerani ini menyokong tugas-tugas berkaitan kawalan kualiti, seperti pemantauan proses, penjejakan ketidakpatuhan, dan penyenggaraan rekod.
Kerani Sumber Manusia
Mereka membantu dalam tugas-tugas pentadbiran sumber manusia, seperti pengambilan pekerja, pengurusan faedah, dan penyenggaraan rekod kakitangan.
Kerani Tender
Kerani ini terlibat dalam proses tender, membantu dalam penyediaan dokumen tender, pemprosesan bidaan, dan kordinasi dengan pembekal.
Kerani Universiti
Mereka bekerja di institusi pengajian tinggi, menjalankan tugas-tugas pentadbiran seperti pendaftaran pelajar, pengurusan rekod akademik, dan kordinasi acara.
Kerani Bengkel
Mereka bekerja di bengkel kenderaan dan kemudahan pembaikan, menjalankan tugas-tugas pentadbiran untuk menyokong operasi.
Kerani Zakat
Kerani ini bekerja di pejabat institusi zakat, membantu dalam pentadbiran pengumpulan dan pengagihan dana zakat.
Senarai ini menggambarkan kepelbagaian peranan kerani di pelbagai industri dan persekitaran kerja di Malaysia. Walaupun tugas khusus mungkin berbeza, peranan kerani secara amnya melibatkan menyediakan sokongan pentadbiran penting untuk memastikan operasi organisasi yang lancar.
Maklumat Lanjut Tentang Kerani
Adakah Teknologi Penting untuk Kerani?
Ya, teknologi sangat penting kepada kerani untuk menjalankan tugasan harian. Dengan kemajuan teknologi, peranan kerani telah berkembang melampaui tugas-tugas tradisional. Kerani kini perlu cekap dalam menggunakan pelbagai perisian dan sistem teknologi maklumat untuk menjalankan tugas mereka dengan lebih cekap.
Ini termasuk sistem pengurusan dokumen elektronik, alat komunikasi dalam talian, dan platform kolaborasi seperti Microsoft Teams atau Google Workspace. Menurut satu laporan oleh Malaysian Digital Economy Corporation (MDEC), pada tahun 2020, kira-kira 60% daripada syarikat-syarikat di Malaysia telah melaksanakan sistem pengurusan dokumen elektronik, dengan kerani memainkan peranan penting dalam menguruskan sistem ini.
Apakah Peluang Naik Pangkat untuk Kerani?
Walaupun jawatan kerani sering dianggap sebagai peranan peringkat asas, terdapat banyak peluang untuk perkembangan kerjaya. Dengan pengalaman dan kemahiran yang sesuai, kerani boleh maju ke jawatan yang lebih tinggi seperti setiausaha eksekutif, pengurus pejabat, atau pengurus pentadbiran.
Mereka juga boleh mengkhusus dalam bidang tertentu seperti pengurusan sumber manusia, perakaunan, atau sokongan teknologi maklumat. Satu kajian yang diterbitkan dalam Malaysian Journal of Human Resource Management mendapati bahawa 45% daripada kerani di Malaysia bercita-cita untuk maju ke peranan pengurusan dalam tempoh 5 tahun kerjaya mereka.
Apakah Cabaran yang Dihadapi oleh Kerani?
Walaupun peranan kerani penting, mereka sering menghadapi pelbagai cabaran dalam kerja seharian mereka. Salah satu cabaran utama adalah beban kerja yang tinggi, terutamanya semasa tempoh sibuk atau apabila terdapat kakitangan yang tidak mencukupi. K
erani juga mungkin menghadapi tekanan untuk menyelesaikan tugasan dalam jangka masa yang singkat sambil mengekalkan ketepatan dan kualiti kerja. Selain itu, kerani sering perlu berurusan dengan pelbagai personaliti dan situasi yang mencabar, seperti pelanggan yang tidak berpuas hati atau rakan sekerja yang sukar untuk bekerjasama. Satu tinjauan yang dijalankan oleh Malaysian Trades Union Congress (MTUC) pada tahun 2019 mendapati bahawa 62% daripada kerani di Malaysia mengalami tekanan kerja yang tinggi, dengan 30% melaporkan gejala burnout.
Apakah Kelayakan untuk Bekerja Sebagai Kerani?
Untuk menjadi seorang kerani di Malaysia, keperluan pendidikan minimum biasanya adalah Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) atau setaraf. Walau bagaimanapun, sesetengah majikan mungkin mengutamakan calon yang memiliki kelayakan tambahan seperti diploma dalam bidang berkaitan seperti pentadbiran perniagaan, pengurusan pejabat, atau teknologi maklumat. Selain itu, kemahiran bahasa yang baik, terutamanya dalam Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris, sering menjadi keperluan penting memandangkan peranan kerani melibatkan komunikasi bertulis dan lisan yang banyak. Kemahiran dalam bahasa lain seperti Mandarin atau Tamil juga boleh menjadi kelebihan, bergantung pada keperluan khusus organisasi. Sebagai tambahan, kecekapan dalam aplikasi komputer seperti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) sering dianggap sebagai kemahiran asas untuk kerani. Sesetengah majikan juga mungkin mengutamakan calon yang memiliki sijil kemahiran khusus seperti sijil pemprosesan perkataan, trengkas, atau sijil dalam bidang berkaitan industri. Walaupun kelayakan akademik penting, majikan juga sering memberi penekanan kepada kemahiran insaniah seperti kemahiran komunikasi, kerja berpasukan, penyelesaian masalah dan etos kerja yang baik.
Berapa Gaji Kerani di Malaysia?
Gaji seorang kerani di Malaysia bergantung kepada pelbagai faktor seperti pengalaman, kelayakan, lokasi, dan jenis industri. Secara purata, gaji bulanan bagi seorang kerani di Malaysia berada dalam julat RM1,500 hingga RM3,000. Bagi jawatan kerani yang memerlukan lebih pengalaman atau kemahiran khusus, gaji boleh mencapai sehingga RM3,500 sebulan.
Sebagai contoh, gaji bagi kerani di sektor jualan atau yang mempunyai kemahiran tambahan seperti mengedit video atau menguruskan media sosial mungkin lebih tinggi sedikit. Selain itu, lokasi kerja juga memainkan peranan penting, di mana kerani di bandar-bandar besar seperti Kuala Lumpur mungkin menerima gaji yang lebih tinggi berbanding dengan kawasan luar bandar.
Faedah Selain Gaji
Selain gaji asas, banyak majikan di Malaysia menawarkan pelbagai faedah kepada kerani mereka. Antara faedah yang sering diberikan termasuk:
KWSP (Kumpulan Wang Simpanan Pekerja) dan PERKESO (Pertubuhan Keselamatan Sosial):
- Majikan membuat caruman ke dalam akaun KWSP pekerja sebagai simpanan untuk persaraan. PERKESO pula memberikan perlindungan insurans sosial bagi kemalangan pekerjaan dan penyakit yang berkaitan dengan kerja.
Cuti Tahunan dan Cuti Sakit
- Kerani biasanya layak menerima cuti tahunan berbayar dan cuti sakit berbayar. Jumlah cuti tahunan bergantung kepada tempoh perkhidmatan.
Insurans Kesihatan
- Banyak syarikat menyediakan insurans kesihatan yang merangkumi perubatan dan hospitalisasi untuk pekerja mereka.
Bonus dan Insentif
- Kerani mungkin layak menerima bonus tahunan atau insentif berdasarkan prestasi mereka atau prestasi syarikat.
Latihan dan Pembangunan
- Sesetengah majikan menawarkan program latihan dan pembangunan untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan pekerja mereka.
Elaun Pengangkutan dan Makan
- Beberapa syarikat memberikan elaun pengangkutan dan elaun makan sebagai tambahan kepada gaji asas.
Waktu Kerja Fleksibel
- Majikan mungkin menawarkan waktu kerja yang fleksibel untuk membantu pekerja menyeimbangkan kerja dan kehidupan peribadi.
Kemudahan dan Keselesaan di Tempat Kerja
- Kemudahan seperti kantin, tempat letak kereta percuma, dan bilik rehat turut disediakan oleh beberapa majikan.
Diskaun Staf
- Sesetengah syarikat memberikan diskaun untuk produk atau perkhidmatan mereka kepada pekerja.
Faedah-faedah ini bertujuan untuk meningkatkan kepuasan dan motivasi pekerja, serta memastikan mereka mempunyai keseimbangan yang baik antara kerja dan kehidupan peribadi.
Kesimpulan
Kerani memainkan peranan penting dalam menyokong operasi pejabat yang lancar di seluruh Malaysia. Tugas-tugas mereka merangkumi pelbagai aspek pentadbiran, daripada pengurusan dokumen hingga sokongan pelanggan.
Seorang kerani memainkan peranan penting dalam operasi pentadbiran pejabat, sama ada di sektor swasta seperti kilang, tapak pembinaan atau ladang sawit, mahupun di sektor kerajaan. Tugas seorang kerani merangkumi pelbagai aspek, termasuk pengurusan dokumen seperti slip gaji, insurans, dan kontrak dengan kontraktor, serta penyediaan jadual dan laporan.
Dalam firma guaman, kerani juga mungkin terlibat dalam urusan conveyancing dan litigasi. Di samping itu, kerani juga mungkin membantu dalam aktiviti pemasaran syarikat. Kelayakan minimum untuk jawatan kerani biasanya adalah diploma, walaupun ada juga organisasi yang menerima calon dengan kelayakan SPM atau setaraf.
Contoh tugas harian seorang kerani termasuk menjawab panggilan telefon, mengurus surat-menyurat, dan mengendalikan fail pentadbiran pejabat.
Dengan kemajuan teknologi, peranan kerani semakin berkembang, memerlukan adaptasi berterusan dan peningkatan kemahiran.